En tant que professionnels de la continuité et de la résilience, la gestion des exercices de continuité des activités peut être une tâche stressante. Elle nécessite une grande planification, une exécution exemplaire et un suivi serré tout au long du processus.
Les exercices doivent aussi être dynamiques et engageants, et permettre d'atteindre les objectifs fixés.
Heureusement, les logiciels de gestion de la continuité des activités tels que ParaSolution peuvent vous aider à améliorer la gestion de vos exercices de continuité, grâce à plusieurs fonctionnalités importantes.
Dans cet article, découvrez 7 avantages de réaliser vos exercices de continuité d’activité avec un logiciel de la gestion de la continuité comme ParaSolution.
Tout d’abord, les logiciels de gestion comme ParaSolution vous permettent d’améliorer l’efficacité de vos exercices au moyen de modèles de formulaires prédéfinis pour la création d’un exercice.
Ainsi, lorsque vous souhaitez commencer un exercice, tous les membres de votre équipe peuvent utiliser le même gabarit prédéfini selon vos critères.
Cela permet de s'assurer que tous les champs requis sont bien remplis, et que vos équipes se familiarisent avec vos procédures à long terme.
Voici quelques exemples de critères, paramètres et détails essentiels que vous pouvez inclure dans vos modèles d'incidents et d'exercices :
Afin de prendre des décisions éclairées en situation de crise, il est important de bien comprendre l’état de la situation et son contexte.
Grâce aux logiciels de continuité, les organisations peuvent entre autres :
En résumé, la gestion de vos exercices de continuité avec un logiciel tel que ParaSolution offre l’avantage de la diffusion instantanée d’informations, de documents et de mises à jour. Cela vous permet ensuite de générer des rapports et des graphiques pertinents pour prendre des décisions éclairées.
Heureusement, développer un exercice dans un logiciel de continuité vous permet d’utiliser ses importantes fonctionnalités de communications de crise et de notification de masse.
L’avantage est de pouvoir envoyer des communications tests à vos participants ainsi que recevoir de l’information au sujet de leur statut en temps réel.
A titre d'exemple, ParaSolution permet les envois par textos/SMS, courriels ou voix/message vocal. On peut également y joindre du texte, des hyperliens, des images et des pièces jointes, afin d’ajouter du réalisme.
Utiliser la fonction de notification lors des exercices aide très certainement à projeter les participants à votre exercice dans l’action et à leur montrer ce à quoi ressemblerait une réelle notification d’urgence !
Les flux de travail permettent aux organisations de prédéfinir des séquences d'actions et de tâches à entreprendre pendant la gestion des incidents. Ils peuvent être programmés pour garantir que votre gestion des incidents répondra aux objectifs de gestion de crise, ainsi qu'aux normes et réglementations de votre secteur d'activité.
L’utilisation des flux d’activités permet également d’inviter les parties prenantes à remplir les différents gabarits nécessaires au moment approprié. Cela offre ainsi une vue d’ensemble complète des tâches réalisées (ou non) et des enjeux à soulever au comité de gestion de crise.
Utiliser un logiciel de continuité durant vos exercices permet donc à vos participants de prendre les bonnes actions dans la bonne séquence et d’ainsi assurer l’atteinte des objectifs de l’exercice.
En effet, les participants d’un exercice peuvent rapidement accéder à leurs rôles et responsabilités, puis effectuer toutes les tâches nécessaires directement dans les plans. Ils peuvent également suivre efficacement les tâches qui ont été accomplies et celles qui ne l'ont pas été, et ainsi obtenir un portrait actualisé de la situation.
Gérer votre exercice dans une solution centralisée permet à vos participants de facilement communiquer et coordonner leurs efforts à travers celle-ci, en évitant les silos d'information et les erreurs de communication qui peuvent survenir lors de la gestion manuelle des exercices.
Nous croyons qu'il faut élargir l'accès aux collaborateurs, et non le limiter. C'est pourquoi les formulaires de ParaSolution sont simples, intelligents et accessibles !
Une fois un exercice terminé ou un incident géré, ParaSolution vous permet de tenir un historique complet de la situation, des résultats obtenus, des actions effectuées et des mesures prises.
L’objectif est de mieux déterminer et comparer les tendances, les lacunes, les risques et les possibilités d’amélioration pour le futur.
ParaSolution permet également de capter les apprentissages et constats des participants, en les invitant à remplir un registre des actions et des décisions ainsi que des listes de contrôle pour améliorer les capacités de gestion d’incident dans le temps !
Enfin, utiliser un logiciel tel que ParaSolution dans la gestion de vos exercices vous permet de consigner adéquatement les incidents et de conserver les données nécessaires afin de satisfaire aux critères des contrôles de conformité requis.
Que ce soit pour les nouvelles régulations internationales dans le domaine de la résilience opérationnelle, les différents cadres législatifs pertinents, les normes ISO 22301 et/ou ISO 17001 ou des requis particuliers reliés à votre domaine, cette approche permet ultimement d’accélérer votre processus de certification ou de recertification.
Découvrez-en plus sur ce qu'est la certification ISO 22301 et les raisons pour lesquelles vous devriez l'obtenir !
En somme, les exercices sont très importants pour connaître vos capacités actuelles de gestion d'incident et permettent de sensibiliser votre organisation à la continuité des activités.
Gérer vos exercices dans un logiciel de continuité comme ParaSolution vous permet d’utiliser de nombreuses fonctionnalités afin de développer et de réaliser des exercices réussis.
Contactez notre équipe pour obtenir des conseils sur vos exercices de continuité des activités, ou découvrez notre puissant logiciel de continuité, ParaSolution.
Nos experts seront ravis de vous en apprendre davantage sur la gestion efficace des incidents et des exercices grâce à l'automatisation !
